Über das Projekt

Sind Sie IT-Freak oder finden Sie den Einsatz von digitalen Diensten in der Seelsorge überflüssig? Arbeiten Sie noch mit einem Papierkalender und pflegen Ihre Daten nach einer eigenen Ordnung auf dem eigenen PC oder finden Sie, dass die Möglichkeiten zum effektiven Arbeiten in der Pfarrverwaltung, zum mobilen Zugriff und dem digital-vernetzten Teamarbeiten gar nicht schnell genug implementiert werden können?

Es gibt vermutlich so viele unterschiedliche Anwenderprofile wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unseren Pfarreien und im pastoralen Dienst.

Mit unseren IT-Services im Bistum Münster ist die Grundsatzentscheidung getroffen, die digitalen technischen Möglichkeiten der heutigen Zeit zu nutzen. Wir glauben: Das erleichtert Ihre (Zusammen-) Arbeit und unterstützt Sie bei dem, was Auftrag und Sendung der Kirche ist: Jesus verkünden, Menschen begleiten, Gemeinschaft bilden.

Gerade diejenigen, die skeptisch oder argwöhnisch sind und ahnen, dass Sie sich auch in ihren eigenen Arbeitsabläufen werden umstellen müssen, möchten wir bitten: Seien Sie dabei. Dies gilt in besonderer Weise für die Verantwortungsträger. Wir ermutigen Sie aber auch: Stellen Sie Ihre Fragen.

Worum geht es? 

Durch die veränderten Strukturen in unseren Pfarreien wird ein vernetzteres und standortungebundenes Arbeiten notwendiger. Aktuelle IT-basierte Dienste können das Arbeiten in dieser Realität erleichtern. Auch die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz sind zu beachten.

Deswegen stellt die IT-Abteilung des Bischöflichen Generalvikariats (Abteilung 650) den Mitarbeitenden in den Pfarreien (Pfarrverwaltung und pastorale Mitarbeiter) eine moderne, leistungsfähige, sichere und hochverfügbare IT-Infrastruktur, effiziente IT-Arbeitsplätze (Terminal-PC mit „Citrix“-Umgebung und Geräte für den mobilen Einsatz) und bedarfsgerechte Fachanwendungen (Office-Paket, Pfarrverwaltung etc.) zur Verfügung. Die Vorteile sind offensichtlich: Sie erhalten eine für vernetztes Arbeiten in der Pfarrei entwickelte IT-Infrastruktur aus einer Hand, mit hohem Einfluss auf den konkreten Ausstattungsbedarf an Hard- und Software und mit einer transparenten Kostenstruktur. Die Hard- und Software wird stets aktuell gehalten, bei Störungen gibt es qualifizierte Abhilfe. Die Dateiablage in der Cloud entspricht der Kirchlichen Datenschutzverordnung. Durch die Standardisierung der Dienste im Bistum (NRW-Teil) entfallen bei Mitarbeiterwechsel längere Einarbeitungsprozesse.

Die Auswahl und die Definition der Services orientiert sich an den Zielen und Bedürfnissen der Anwenderinnen und Anwender. In einem Pilotprojekt seit 2014 haben 10 Pfarreien die Dienste vorab nutzen können und das nun allen Pfarreien angebotene Portfolio mitentwickelt.

Warum wird soviel Wert auf den Datenschutz gelegt? 

Beim Datenschutz geht es vor allem um den Schutz personenbezogener Daten. In der Seelsorge und Pastoral haben wir es mit vielen dieser Daten zu tun: Adressen, Handynummern, Lebensstandinformationen, Aufenthaltsorte (z.B. durch liturgische Dienstpläne) etc. Der Schutz dieser Daten vor einem unerlaubten Zugang – also ohne Einwilligung der entsprechenden Person – und unerlaubter Nutzung hat also auch eine sozialethische Dimension.

Waren die Vorgaben der kirchlichen Datenschutzverordnung (KDO und Ausführungsbestimmungen, abrufbar im Kirchliches Amtsblatt) immer schon sehr hoch, so legt die neue EU-Datenschutzrichtlinie, die im Mai 2018 in Kraft treten wird, die Latte berechtigterweise noch einmal höher und setzt sehr hohe Standards. Es sind insbesondere Maßnahmen zu treffen hinsichtlich des Zugangs zu den Daten (Berechtigungen), Sicherheit der Daten, Weitergabe der Daten und Verfügbarkeit der Daten (Spiegelung, Backup). Der Dienstgeber muss deswegen reagieren und einen Dienst bereitstellen, der diesen Anforderungen genügt. Die Haftungsfrage bleibt beim Träger vor Ort, i.d.R. beim Pfarrer oder einem von ihm benannten Datenschutzbeauftragten.

Ohne ins Detail zu gehen kann gesagt sein, dass die Datensicherheit durch in der Pfarrei vorgehaltene Lösungen (eigener Server o.ä.) nicht gegeben werden kann und viele aus dem privaten Anwenderbereich bekannte und beliebte Dienste wie Google, Dropbox & Co. für den dienstlichen Bereich aufgrund der Datenvorhaltung in Nicht-EU-Ländern und der Weiterverarbeitung von Daten/Anwenderverhalten ausgeschlossen werden müssen – eine Nutzung also ein Verstoß gegen die Richtlinien ist. Selbst die Bistum-IT hält die Daten nicht selber vor, sondern beauftragt hierfür spezialisierte und zertifizierte Dienstleister.

Alle Details und Vorgaben zum Datenschutz finden Sie im Amtsblatt Nr. 3 vom 1. Februar 2018.

Stimmt das: Die IT-Ausstattung der Pfarreien wird bezuschusst und über Pauschalen abgerechnet, die IT-Ausstattung des pastoralen Personals wird übernommen?

Jede Pfarrei ist ein eigener Rechtsträger und kann die IT-Ausstattung selber festlegen – das war so und bleibt so. Von Seiten des Generalvikariats als bischöfliche Behörde gibt es aber zwei Dienstleistungen:

Zum einen wird ein IT-Angebot für die Pfarrverwaltung gemacht. Damit dies kostengünstig geschieht und der Support leicht gelingen kann, wurde eine Standardausstattung definiert, die durch ein ergänzendes Warenkorbsystem mit Hard- und Softwareangeboten individualisiert werden kann. Die Produkte werden von den Pfarreien geleast. Das Generalvikariat übernimmt die Kosten für das erste Jahr ab dem Datum der Inbetriebnahme in der Pfarrei. Danach werden die Dienste über Servicekostenpauschalen abgerechnet, die neben den Kosten für die Produkte auch die Dienste für Wartung, Support und Schulungen umfassen. Wir verweisen auf das Schreiben der Abteilung Kirchengemeinden vom 17. Januar 2018 mit umfassenderen Informationen dazu.

Für das pastorale Personal (Priester, Pastoralreferenten, Diakone im Hauptamt), die ja beim Generalvikariat angestellt sind, übernimmt der Dienstgeber die IT-Ausstattung komplett. Auch hier gibt es einen definierten Standard – es kann aus drei Ausstattungen gewählt werden – und die individualisierte Ergänzung/Alternative durch den Warenkorb. Bedarfe, die über die Standardausstattung hinausgehen werden i.d.R. der Dienststelle in Rechnung gestellt.

Diakone mit Zivilberuf und Emeriti können auf Kosten der Pfarrei ausgestattet werden.

Freiwillig engagierte Verantwortungsträger können einerseits über eine Weboberfläche in die Pfarrverwaltung KaPlan (Raumbelegung, Dienstpläne) und darüberhinaus in die Office365-Umgebung der Pfarrei (Dateiablage, Emails) eingebunden werden. Dies ist aufgrund einer eingeschränkten (aber für die Zwecke ausreichenden) Funktionalität über eigene Hardware möglich. Zusatzkosten für KaPlan entstehen nicht, für die eingesetzte Office365-Lizenz entfällt eine kleine Kostenbeteiligung. – Wir sehen in der Einbindung freiwillig Engagierter in die IT-Umgebung der Pfarrei einen großen Mehrgewinn für die Kommunikation, die Fehlervermeidung und Synergieeffekte.

Mal ehrlich: Wir müssen doch unterm Strich mehr bezahlen als bisher, oder?

Im Vergleich werden die IT-Dienste aus unserer Sicht nicht teurer, man sieht aber die Kosten nun transparenter – z.B. was die „versteckten“ Personalkosten und den Ressourceneinsatz durch die Vor-Ort-Betreuung durch fitte Pastoralreferenten o.ä.. angeht. Die neuen Services können eindeutig im Haushalt der Pfarrei eingeplant werden. Kosten, die die Pfarrei bislang anderweitig für IT-Dienste ausgegeben hat (Hardwarekauf, Softwarekauf, Support), entfallen. Die angebotene IT-Infrastruktur ist so umfassend, dass weitere IT-Dienstleister nicht mehr nötig sind.

Ein kostenfälliger Mehraufwand betrifft die Einhaltung des Datenschutzes – doch der ist alternativlos. Auch ist die IT-Ausstattung konsequent „ehrlich“, weil alle lizenzrechtlichen Bestimmungen beachtet werden und kein Dienstnehmer privat bezahlte Hard-/Software einsetzen muss.

Beachten Sie bei alle dem auch das veränderte System der Schlüsselzuweisung des Generalvikariats an die Pfarreien.

Das klingt alles ja ganz gut. Aber kann unsere IT-Abteilung das?

In der Vergangenheit gab es in den Pfarreien eine greifbare Unzufriedenheit mit den Services der IT-Abteilung. Wir aber glauben an die „IT-Abteilung 2.0“ – und das aus zwei Gründen:

1. Die Zuständigkeit der IT-Abteilung für die Kirchengemeinden und das pastorale Personal ist nun geklärt und entsprechend refinanziert. Früher wurden viele Dinge miterledigt, ohne dass dafür die Ressourcen dafür vorhanden gewesen wären.

2. Wir arbeiten verstärkt mit externen, für ihren Bereich professionalisierten Unternehmen zusammen anstatt alles selber vorzuhalten. Das betrifft die Projektabwicklung, die Hardwareverwaltung, die Softwarepakete, die Datenspeicherung und manches mehr.

 

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