Roll-Out

Wann wird das System eingeführt?

Die Einführung beginnt im Januar 2018 und soll im Jahr 2019 abgeschlossen sein. Die Reihenfolge der Pfarreien wird vom Lenkungsgremium festgelegt. Besondere Bedarfe werden dabei berücksichtigt.

Wie wird das System eingeführt?

Anhand der vom Lenkungsgremium bestimmten Reihenfolge werden mit dem Projektbüro Termine für Informationsgespräche und Bedarfsermittlung vereinbart. Das Projektbüro wird auf die Pfarreien zukommen und einen Besichtigungstermin vereinbaren, um den Bedarf sowie die örtlichen Gegebenheiten zu ermitteln und Informationen über das Projekt „Pfarrei IT“ zukommen zu lassen. Erste Ansprechperson ist dafür der leitende Pfarrer, der die Büroleitung des Pfarrbüros, (wo vorhanden) die Verwaltungsreferentin / den Verwaltungsreferenten bzw. eine/n Mitarbeiter/in der Zentralrendantur und idealerweise einen vor Ort benannte/n Projektbeauftragte/n hinzuzieht.

Eine Kostenaufstellung der im Gespräch erfassten Hard- und Software wird vom Projektbüro versendet und wird von den Pfarreien auf Änderungswünsche und Richtigkeit noch einmal geprüft. Anhand dieser Kostenaufstellung muss der Kirchenvorstand einen Beschluss über den Vertrag mit dem Leasingpartner und den Einsatz der finanziellen Mittel fassen, dann kann die Beauftragung erfolgen.

Ein Termin für die Hardwarelieferung, den Aufbau und die Einweisung der Benutzer wird mit dem Projektbüro vereinbart. Die bestellte Hardware wird von SoCura Technikern zum Wunschtermin ausgeliefert und in Betrieb genommen.

Wie hoch ist der Zeitbedarf auf unserer Seite?

Eine genaue Einschätzung ist schwierig, weil die Ausgangslagen vor Ort sehr unterschiedlich sind. Aber: Sie müssen Zeit investieren.

Im Pastoralteam und der Pfarrverwaltung für die Informationsaufnahme, die Bedarfszusammenstellung, die Präsenz beim Roll-Out und die Teilnahme an Schulungen. Bitte reservieren Sie in der Pfarrverwaltung Schließzeiten und notwendige Stillarbeitszeiten z.B. für die Übertragung der Stammdaten in KaPlan. Gegebenenfalls müssen Sie vor Ort noch Absprachen zur internen Kommunikation treffen und Ihre Pfarreiabläufe neu abstimmen. Für eventuell anstehende bauliche Maßnahmen muss Zeit eingeplant sein, genauso wie für die Beschlussfassung über den Leasingvertrag im Kirchenvorstand.

Wir empfehlen, vor Ort ein/n Projektbeauftragte/n zu ernennen, die/der die Dinge koordiniert. Auch hierfür braucht es eine Freistellung von anderen/sonstigen Aufgaben.

Erhalten wir Anleitungen, Einführungen und Schulungen?

Ja. Eine Anleitung zum Bedienen der Hardware stellen wir Ihnen zur Verfügung. Zusätzlich erhalten Sie bei der Auslieferung der Hardware eine Einführung.

Für die Pfarrverwaltungssoftware KaPlan gibt es ein umfangreiches Schulungsprogramm. Es umfasst eine zweitägige Schulung zur Bedienung des Programms, an der die Pfarrverwaltung teilnehmen muss, weitere Interessierte z.B. aus dem Pastoralteam teilnehmen können. Den Termin vereinbaren wir mit Ihnen, da die Pfarrbüros ja an diesen Tagen geschlossen bleiben müssen. Nach ca. sechs Wochen gibt es einen weiteren Schulungstag, der aufgrund ihrer ersten Erfahrungen auf spezifische Fragen eingehen kann. Zu diesem Termin ist ein erweiterter Teilnehmerkreis eingeladen – alle, die intensiv mit KaPlan bzw. KaKaplan-Web arbeiten werden (also z.B. Küster, Organisten, Hausmeister) sind dann mit dabei. Für diese Schulungen fallen keine separaten Kosten an. Die Teilnahme an diesen Schulungstagen kann nicht mit den Fortbildungstagen, auf die die Dienstnehmer einen gesetzlichen Anspruch haben, verrechnet werden.

Mit der IT-Integration können Sie die Angebote des IT-Fortbildungsprogramm im Generalvikariat nutzen. Die Seminarkosten werden Ihnen allerdings in Rechnung gestellt. Wir verweisen auch auf die Angebote der Schulung z.B. in den Office-Programmen durch Familienbildungsstätten, (Land-)Volkhochschulen u.ä.
Viele Informationen, Anleitungen, Tipps & Tricks finden Sie hier im Intranet (ggf. Anmeldung erforderlich).

Auf einen Blick:

  1. Grundsatzentscheidung im Pastoralteam und der Pfarrverwaltung: Wir machen mit
  2. Informationsphase, Vor-Ort-Gespräch und Rückmeldung des Bedarfs
  3. Zustimmung des Kirchenvorstands zum Leasingvertrag
  4. Gegebenenfalls technische Zurüstung vor Ort mit entsprechenden Investitionsbeschlüssen des Kirchenvorstands
  5. Gegebenenfalls interne Kommunikation und Organisationsabläufe besprechen
  6. Individuellen Fortbildungsbedarf nachgehen (z.B. Benutzung von Office-Programmen)
  7. Einrichtung der Benutzerkonten und Lizenzfreigabe durch die Bistums-IT
  8. Rollout der Hardware durch die Firma SoCura, Einführung in das System
  9. Schulung in KaPlan, Übertragung der Stammdaten
  10. Weitere Mitarbeiter/innen implementieren