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Muss IT überhaupt Geld kosten?

Aus dem Privatanwenderbereich kennen wir viele kostenfreie IT-Dienste mit hohem Nutzwert. Kostenlos sind sie nicht, weil die Unternehmen auf andere Weise mit uns Geld verdienen – auf Weisen, die privat jeder für sich entscheiden kann, in einem dienstlichen Kontext aber kritisch zu sehen sind.

Auch die Anschaffung von Geräten ist im dienstlichen Kontext keine Privatangelegenheit. Dies betrifft die Auswahl von Geräten, die für einen Einsatz im Office-Bereich ausgestattet worden sind und die Übernahme der Anschaffungs- und Unterhaltungskosten durch den Dienstgeber – also die Pfarrei für die Mitarbeiter der Pfarrverwaltung und das Generalvikariat für das pastorale Personal. Auch Geräte, die einen mobilen Einsatz der IT-Dienste ermöglichen – Stichwort Laptop oder Tablet – gehören dazu. Sie sind Teil einer zeitgemäßen Arbeitsplatzausstattung.

Wir haben uns erst vor kurzem neue Hardware angeschafft. Müssen wir diese nun wieder abgeben? Was geschieht damit?

Hier sind in ganz besonderen Situationen Einzelfallregelungen möglich. Insgesamt und finanztechnisch macht ein flächendeckender Austausch der Hardware aber Sinn.

Die alte Hardware kann verkauft werden oder auch an soziale Einrichtungen abgegeben werden. Hier berät die IT-Abteilung gerne. Sie können sich auch entscheiden, die Umstellung erst später vorzunehmen und bis dahin die noch aktuellen Geräte zu nutzen. Die finanzielle Unterstützung von Seiten des Generalvikariats greift allerdings auch erst ab dann und die Verantwortung zur  Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen liegt dann ebenfalls bei Ihnen.

Die Nutzung der Dienste von Office365 und der Zugang in die Citrix-Umgebung via „Citrix-Reciever“-Software mit Token-Authentifizierung ist allerdings auch auf Ihren heutigen Geräten technisch gesehen möglich.

Können wir unsere Drucker/Kopierer weiterverwenden?

Im Rahmen des Projektes Pfarrei-IT stoßen wir, wenn auch  vereinzelt, auf Drucker, die im Pfarrbüro vor kurzem neu angeschafft wurden. Dies ist im Rahmen des Projektes, in dem die Citrix-Terminalserver-Umgebung den Pfarrbüros zur Verfügung gestellt wird, unproblematisch, solange es sich um Drucker des Herstellers Ricoh handelt. Drucker anderer Hersteller können in der Citrix-Terminalserver-Umgebung leider nicht angebunden werden. Im Einzelfall treffen wir nun auf Pfarrbüros, die komplett mit neuen Druckern eines anderen Herstellers ausgestattet wurden, was aktuell dazu führt, dass diese Pfarrei nicht umgestellt werden kann.
Die IT-Abteilung hat nun schon seit langer Zeit darauf hingewiesen, dass nur Drucker des Herstellers Ricoh eingesetzt werden und bittet darum, dass dies gerade in der nächsten Zeit beachtet wird.

Gibt es Anforderungen an den Internetanschluss?

Im Rahmen des Projektes Pfarrei-IT, bevorstehender IT-Erweiterungen in den Kindertagesstätten, aber auch der Umstellung der Telekom aller Analog- und ISDN-Anschlüsse auf „All-IP-Anschlüsse“ empfiehlt es sich im Interesse der Standorte zu prüfen, ob nicht leistungsstärkere Internetanschlüsse möglich sind. Genannt seien VDSL-Anschlüsse, Kabelanschlüsse oder auch Glasfaseranschlüsse. Ein solcher leistungsstarker Internetanschluss empfiehlt sich insbesondere auch dann, wenn in den Einrichtungen ein „Gäste-WLAN“ zur Verfügung gestellt werden soll. Es ist ein K.O.-Kriterium, wenn ein „Gäste-WLAN“ einen DSL-Anschluss blockiert, der produktiv für die Arbeit im Bistumsnetzwerk benötigt wird.

Was passiert mit meinen / unseren bisherigen Dateien?

Die bisherigen Dateien werden in der von Ihnen gewünschten Ordnerstruktur übernommen. Bei der Migration unterstützt Sie die IT-Abteilung.

Kann der der Bischof meine Daten einsehen?

Die Frage lässt schmunzeln, bringt aber eine Sorge zum Ausdruck, die wir durchaus wahrnehmen. Die Antwort ist eindeutig: Nein. Das ist technisch für keinen Mitarbeiter des Generalvikariats möglich und hätte auch nichts mit unserem Verständnis von Dienstgemeinschaft zu tun. Und ein wichtiges Argument für die Einführung des Systems – der personenbezogene Datenschutz und die Zugangskontrolle zu Daten – gilt hier schützend auch für Sie.

Kann ich die Office-Programme auch privat verwenden?

Bestandteil des vom Bistum gebuchten Office365-Pakets ist die Möglichkeit, die Programme auf bis zu fünf Geräten installieren können. Die Bistums-IT kann nicht nachhalten, was das für Geräte sind. Jede Installation ist aber mit dem Bistums-Account verbunden, so dass dienstliche Daten auch z.B. für Familienmitglieder abrufbar sind. Das ist nicht erlaubt.

Einige interessante Funktionen/Apps von Office365 (z.B. Planner, Teams) sind zu sehen, aber nicht aktiviert. Lässt sich das ändern?

Nein. Diese Services benötigen eine eigene Datenvorhaltung, die nicht unter Einhaltung der Bestimmungen der kirchlichen Datenschutzordnung vorgehalten werden können.

Was passiert, wenn eine Pfarrei nicht mitmachen will?

Pfarreien, die nicht mitmachen, müssen die Einhaltung der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung der kirchlichen Datenschutzordnung nachweisen. Zudem kann für diese Pfarreien keine IT-technische Unterstützung seitens des Bistums geleistet werden.

Warum wird die Hardware geleast?

Neben finanziellen Gründen (Abschreibungen) gewährleistet das Leasing den besten Support, z.B. durch problemlosen Austausch defekter Geräte und die regelmäßige Aktualisierung. Der Zeitraum beträgt je nach Geräteart drei bis fünf Jahre.

Was ist, wenn innerhalb der Leasingdauer die Hardware nicht mehr benötigt wird und gekündigt werden muss?

Auf Wunsch kann der Leasingvertrag für die Hardware vorzeitig gekündigt werden, sofern eine anderweitige Verwendung (z.B. Übertragung auf einen anderen Benutzer) nicht möglich oder sinnvoll ist. Allerdings fallen in diesem Fall besondere Abschlagszahlungen an, die von der Pfarrei zu tragen sind. In solchen Fällen sollte der Kontakt zur IT-Abteilung gesucht werden, die über die Abwicklung berät.

Was passiert, wenn die erste Leasingperiode vorbei ist?

Die Pfarreien entscheiden selbst, ob die bestehende Ausstattung weiter benötigt wird oder nicht. Entsprechend kann durch die Pfarrei neue Hardware und/oder neue Services aus dem Warenkorb bestellt werden. Nach Ablauf der Leasingperiode wird die Hardware durch die Firma SoCura abgeholt und einer Weiterverwendung zugeführt. Rechtzeitig vor dem Ende der Leasingperiode werden die Pfarreien kontaktiert, um über die Fortsetzung der Services oder eine Änderung entscheiden zu können.

Könnten die Pfarreien die Hardware auch kaufen?

Nein. Es ist festgelegt, dass die Arbeitsplatz-Hardware nur geleast werden kann. Sonderausstattungen aus dem Hardware-Katalog können ggf. gekauft werden.

Muss der Kirchenvorstand der Anschaffung zustimmen?

Eingeplant sein muss auch, dass der Kirchenvorstand als Vermögensverwalter der Pfarrei einen Beschluss herbeiführen muss, der die finanziellen Investitionen ermöglicht bzw. die Gelder in den Haushalt einbringt. Auch der Rahmenvertrag mit dem Leasingpartner (Firma SoCura) muss beschlossen werden. Die korrekte Formulierung des Abschlusses der Leasingverträge und der Beauftragung des Bistums könnte im Kirchenvorstandsbeschluss wie folgt lauten: „Der Kirchenvorstand beschließt den Abschluss der Leasingverträge für die aus der Anlage ersichtliche Erstausstattung im Gesamtwert von jährlich xy EUR. Das Bistum Münster, Abteilung IT (650), wird mit der Beschaffung beauftragt.“

Warum müssen wir die Hardware, auch wenn sie noch gut funktioniert, künftig regelmäßig austauschen? Ist das nicht zu teuer?

Das kann in der Tat zunächst einmal so erscheinen. Allerdings ist es so, dass in den Leasingraten ein feststehender Service-Anteil enthalten ist; ältere Geräte werden anfällig und führen zu hohen Wartungskosten und Ausfällen, die die Verfügbarkeit der Systeme einschränken. Die Verfügbarkeit und die Einhaltung der geforderten Sicherheitsstandards setzt zudem eine aktuelle und aktuell bleibende Hard- und Software voraus.

Wenn künftig meine Hardware kaputt ist, was tue ich dann?

Kontaktieren Sie bitte den ServiceDesk der IT-Abteilung, Tel. 0251 495-6160 oder E-Mail ServiceDesk@bistum-muenster.de. Dabei ist es hilfreich Ihre Geräte-ID, die auf der entsprechenden Hardware angebracht ist, bereit zu halten.

Durch die bestehenden Serviceverträge mit dem Kooperationspartner (Firma SoCura), ist keine Beauftragung von Technikern vor Ort möglich, aber auch nicht notwendig. Auch aus Datenschutzgründen muss gewährleistet sein, dass keine andere Firma Zugriff auf diese Geräte bzw. die Daten auf diesen Geräten hat.

Wie schnell wird künftig ein Techniker da sein, um Probleme zu beheben?

Die Firma SoCura sagt Folgendes zu: Die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft erfolgt in der Regel am nächsten Arbeitstag, sofern eine Störung bis 15 Uhr gemeldet wird. Spätestens erfolgt diese am übernächsten Arbeitstag. In Einzelfällen erfolgt die Wiederherstellung durch einen Austausch der Hardware, der ggf. durch den Anwender selbst erfolgen muss (z.B. Austausch einer Maus oder Tastatur).

Bitte beachten Sie aber: Durch das standortunabhängige Arbeiten ist der Benutzer auch bei einer Störung des eigenen Geräts in der Lage, an einem anderen Arbeitsplatz auf seine IT-Umgebung (Citrix-Arbeitplatz, Dateien in OneDrive) zuzugreifen.