Pfarrverwaltungssoftware KaPlan

Zelebrationskalender, Gottesdienstordnungen,  Raumbelegungen, Dienstplanung, liturgischer Kalender, persönliche Dienstpläne, Abruf über Smartphone…

Sie möchten mit KaPlan arbeiten? Was ist zu tun?

Im Rahmen eines Vor-Ort-Gesprächs wird der Zeitplan zur Implementierung der Pfarrverwaltungssoftware KaPlan mit Ihnen abgestimmt.

Die Software wird Ihrer Pfarrei mit Umstellung auf die neue Systemumgebung zugewiesen. Zu sehen ist somit ein zusätzliches Icon auf Ihrem Desktop. Allein mit dieser Zuweisung können Sie noch nicht mit dem Produkt arbeiten. Daher findet in Abstimmung mit Ihnen ca. 2-3 Wochen nach der Umstellung auf die Systemumgebung des Bistums, eine erste, ganztägige Schulungsveranstaltung statt, in welcher Sie sich das erste Mal in KaPlan anmelden. Im Zeitraum von 9 Uhr bis ca. 17 Uhr werden Sie am Schulungsort Münster (kann in Einzelfällen abweichen) in das Programm eingewiesen, wobei gleich Ihr „KaPlan“ mit Ihren Echtdaten befüllt wird. Mit Getränken und einem Mittagessen werden Sie an diesem Tag gut versorgt. Teilnehmen sollten an der ersten Schulungsveranstaltung, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die täglich und hauptsächlich mit dem Produkt arbeiten werden, also allen voran die Pfarrverwaltung, aber auch interessierte pastorale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Im Vorfeld zu dieser Veranstaltung empfehlen wir, die Anschriften der Gebäude zusammenzustellen, die terminrelevant sind. Auch Termine/-serien und Raumbelegungen werden an diesem 1. Schulungstag eingepflegt, daher halten Sie auch diese vor. Ob Ihre in Outlook gepflegten Kontakte automatisiert nach KaPlan übernommen werden sollen, oder Sie diese selber, selektiert und mit Genauigkeit händisch eingetragen werden, wird im gemeinsamen Gespräch vorab abgestimmt.

Nach diesem ersten Termin dürfen und können Sie direkt am nächsten Arbeitstag mit KaPlan in Ihrer Pfarrei starten.

Bitte planen Sie hier in den ersten Tagen entsprechende Zeiten ein, um weitere Stammdaten einzugeben bzw. zu pflegen. Auch denken Sie bitte an Zeiten, weitere Kolleginnen und Kollegen in die Software einzuweisen.

Nach einer Einführungszeit von ca. 6 Wochen wird es einen 2. ganztägigen Schulungstag in Münster (kann in Einzelfällen abweichen) geben. Der Teilnehmerkreis für diese Veranstaltung wird am 1. Schulungstag gemeinsam abgestimmt. Inhaltlich wird es hier um die Themen Rechtevergabe für KaPlan Web (mobile Version für Haupt- und Ehrenamt), Vertiefung der ersten Arbeiten/Fragestellungen, weitere Module…, sowie um die Erzeugung diverser, weiterer Ausgaben/Pläne und darüber hinaus um zahlreiche Tipp´s und Trick´s gehen.