Das IT-System

Egal ob Sie an Ihrem Schreibtisch, im Filialbüro oder unterwegs sind: standortunabhängiges Arbeiten unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist unser neuer Standard.

Die Rede ist von der Citrix-Umgebung, Office365 und KaPlan – was ist das alles?

Citrix bietet die umfassendste und komplett integrierte Arbeitsplatzlösung, mit der Menschen von jedem Ort aus sicher und einfach auf ihre Anwendungen, Desktops und Daten zugreifen können.

Wenn von „Citrix“ die Rede ist, ist die Verbindung von einem Server zu einem Benutzerarbeitsplatz die Rede, die durch Produkte der Firma Citrix hergestellt wird. Auf dem Bildschirm erscheint die bekannte Windows-Arbeitsfläche. Das Betriebssystem und alle gestarteten Applikationen laufen aber nicht auf dem Gerät vor Ort, sondern werden vom Server bereitgestellt. Die Terminal-PCs bzw. die Receiver-Software auf Laptop oder Tablet selber sind „dumm“ und geben nur die Eingabebefehle des Anwenders weiter und verarbeiten die Rückmeldung des Servers.

Auf dem Server sind für die Anwender die gängigen Microsoft-Office-Programme, der Internet Explorer und der Adobe Acrobat Reader (PDF-Anzeige) freigeschaltet. Für die Pfarrverwaltung steht „KaPlan“ bereit, ein starker Helfer rund um Dienstpläne, Raumbelegung, Messintentionen etc. Weitere Applikationen können über einen Warenkorb zugebucht werden (siehe weiter unten: „Welche Software-Applikationen für die Citrix-Umgebung sind im Warenkorb?“).

Der Vorteil ist, dass der Arbeitsplatz geräteunabhängig eingerichtet werden kann. Egal, von wo Sie sich in die Citrix-Umgebung einwählen, erscheint Ihr Arbeitsplatz mit allen Programmen und Dateien. Der Nachteil ist, dass ohne eine Internetverbindung keinerlei Daten verarbeitet werden können. Der Bildschirm bleibt dunkel.

Als Office-Paket nutzt die Bistums-IT das bekannte Microsoft Office. Im sogenannten „Office365“ – dass Sie vielleicht auch als Privatanwender kennen – sind stets die aktuellen Versionen der Programme Word, Excel, Outlook und Powerpoint enthalten. Hinzukommt der Cloudspeicherdienst (Online-Laufwerk) „OneDrive“. Desweiteren gibt es den „Sharepoint365“ als Plattform für gemeinsames Arbeiten. Sämtliche Dateien innerhalb von Office365 können für andere Nutzer freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden.

Die Applikationen und Dienste von Office365 sind in die Citrix-Umgebung integriert und sehen dort „ganz normal“ wie die Programme und wie ein normales Dateilaufwerk aus. Die Arbeit mit Office365 ist aber auch unabhängig von Citrix möglich: Über mobile Apps, über lokal installierte und mit dem Bistumskonto verbundene Office-Programme oder über einen Browser-Zugang (Webadresse portal.office.com).

KaPlan“ ist der kreative Name für ein umfassendes Programm zur Pfarrverwaltung: Liturgischer Dienstplan, Raumbelegung, Adressverwaltung, Schlüsselverwaltung, Intentionenverwaltung, Barkassenabrechnung, Urlaubplan u.v.m. Jeder Anwender greift dabei auf gemeinsame Daten zurück und kann sich seine spezifischen Daten anzeigen lassen („Persönlicher Kalender“). KaPlan läuft als Programm in der Citrix-Umgebung, grundlegende Informationen lassen sich aber auch über einen Browserzugang anzeigen und pflegen.

Die Benutzerverwaltung für Citrix und Office365 liegt bei der Bistums-IT. Anwender für KaPlan können Sie vor Ort einrichten und verwalten.

Welche Software-Applikationen für die Citrix-Umgebung sind im Warenkorb?

Sollte für einzelne Mitarbeitende in den Pfarreien und im pastoralen Personal über den Standard (Office-Paket, Internet Explorer, Adobe Acrobat Reader) hinaus weitere Software für die Arbeit benötigt werden, kann sie über die Citrix-Umgebung zur Verfügung gestellt werden. Die Entscheidung darüber trifft der Anwender in Abstimmung mit dem Dienstvorgesetzten. Eine Rechnungsstellung erfolgt an die Pfarrei.

Zu den zubuchbaren Applikationen gehören:
– MindJet Mindmanager 11: Software zur Visualisierung von Prozessen/Strukturen, für Brainstroming und Projektarbeit.
– Adobe-Produkte wie InDesign, Photoshop Elements, Acrobat (derzeit in Prüfung)
– Profi cash: Programm für die Finanzverwaltung
– Notensatz (derzeit in Prüfung)

Programme außerhalb des Warenkorbs können in der Citrix-Umgebung nicht angeboten werden. Melden Sie Ihren Bedarf an weiterer Software an die IT-Abteilung, damit das Softwareangebot bedarfsgerecht weiterentwickelt werden kann.

Muss ich mich immer in Citrix einwählen, um zu arbeiten?

Nein. Wesentlicher Bestandteil der IT-Infrastrutur für Pfarreiverwaltung und pastoralen Dienst ist das Office365-Paket von Microsoft. Dieses kann z.B. über mobile Apps, über eine Kontoverknüpfung in jeder aktuellen Office-Installation und sogar über jeden Webbrowser über die Seite portal.office.com geöffnet werden. Vermutlich wird es oftmals genügen, Emails zu lesen, den Kalender zu pflegen, Dateien auf OneDrive zu erreichen, Word-Dokumente zu bearbeiten.

Können wir die Notebooks und Tablets selber administrieren?

Aus Gründen der Gerätesicherheit und der Unterbindung von unbeabsichtigter Fehlbedienung ist die Administration (z.B. das Aufspielen von Software) grundsätzlich nicht möglich. Es kommt ein sogenanntes „Mobile Device Management“ zum Einsatz, das z.B. den Zugriff auf den App-Store einschränkt. Da die Geräte nicht Eigentum der Pfarrei, sondern geleast sind, besteht auf einen Vollzugriff auch kein Anspruch. In Einzelfällen können Sie Ihren Bedarf z.B. an der Installation bereits erworbener Software mit der IT-Abteilung im Generalvikariat besprechen.

Was ist mit weiterer Hardware wie Drucker und Labeldrucker?

Auch im Bereich der Drucker und Labeldrucker wurde eine Standardausstattung definiert. Das IT-System des Bistums arbeitet dazu aus Gründen der Kompatibilität und des Supports mit Geräten der Firma RICOH. Für Details kontaktieren Sie uns gerne.

Gibt es die Möglichkeit, ein WLAN zu betreiben?

Ja. HOTSPLOTS ist eine maßgeschneiderte WLAN-Lösung, um Ihren Gästen und Besuchern einen Zugang zum Internet anzubieten. HOTSPLOTS setzt sich komplikationslos auf Ihre bisherige Internetverbindung auf (Achtung: zweite Datenleitung / physikalische Trennung aus Datenschutzgründen nötig) und bietet einfache Installation, Betrieb und Wartung.

Wir wissen, dass HOTSPLOTS nicht die günstigste Lösung für ein öffentliches WLAN ist. Aber auch für den Betrieb eines öffentlichen WLAN sind Auflagen zu beachten, die in der kirchlichen Datenschutzordnung sehr hoch gesetzt sind. Aus unserer Sicht erfüllt nur der Servicepartner HOTSPLOTS diese Auflagen und ist in der Lage, auf zukünftige Veränderungen der Gesetzeslage angemessen zu reagieren.

Informieren Sie sich konkret über das ServiceDesk.

Was ist mit freiwillig engagierten Verantwortungsträgern?

Ein browserbasierter Zugang zu KaPlan („KaPlan-Web“) ist problemlos möglich und damit der Einblick in und die Bearbeitung von Dienst- und Raumplänen.

Für Verantwortungsträger, die auch Dateizugriff und gesicherten Emailaustausch benötigen (z.B. Pfarreirat, Gemeinde- und Sachausschüsse, Kirchenvorstand, Katecheten) bieten wir einen browserbasierten Zugang in die Office365-Umgebung an.

Wer entscheidet, welche Infrastruktur in die Pfarrei kommt?

Für die Mitarbeiter und Engagierten der Pfarrei entscheiden Sie vor Ort – letztverantwortlich der Pfarrer in Absprache mit dem Budgetverantwortlichen. Für die pastoralen Berufsgruppen gibt es einen definierten Standard (zwei Ausstattungen zur Auswahl). Darüberhinausgehende Bedarfe können zugebucht werden.

Was müssen Pfarreien wissen, die derzeit Speicherdienste wie Dropbox oder GoogleDrive nutzen, einen eigenen Server im Einsatz haben oder eine eigene E-Mail-Domain (anstatt @bistum-muenster.de) einsetzen?

Cloudbasierter Speicherplatz wird im Rahmen der IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Dieser ist – im Gegensatz zu eigenen oder kostenfreien Lösungen von Online-Diensten – garantiert datenschutzkonform und in der IT-Servicekostenpauschale erhalten. Über verschiedene, auch mobile Applikationen ist der Zugriff problemlos möglich. Die Übernahme einer vorhandenen, pfarreibezogenen E-Mail-Domain ist auf Rückfrage
möglich. Die Administration der Adressen erfolgt dann durch die Bistums-IT.

Wie wird das IT-System weiterentwickelt?

Neben den regelmäßigen Sicherheits- und Funktionsupdates der Software und einer Aktualisierung der Hardware von Zeit zu Zeit haben wir Interesse, im Dialog mit Ihnen als Anwenderinnen und Anwendern zu sein. Wo fehlt etwas? Wo muss etwas besser werden? Auch Ihre positive Rückmeldung spornt uns an.